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As candidaturas devem ser enviadas para o endereço de e-mail: archivistjrap@courtecowas.org
SÍNTESE DA FUNÇÃO
Responsável pela recolha, indexação, categorização e gestão de coleções permanentes de documentos e registos judiciais para preservação.
FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES
Preparação dos arquivos, utilizando um processo que envolve catalogação e preparação para o acesso público.
- Facilitar a numeração de arquivos e documentos seguros da Secretaria
- Resposta imediata a pedidos de documentos e registos pelos venerandos Juízes, Funcionários e Pesquisadores Externos.
- Digitalizar os Documentos da Secretaria.
- Escrever a descrição dos registos preservados para facilitar a recuperação e a criação de arquivos acessíveis para a pesquisa
- Fazer um inventário e recuperação de documentos, tais como: Registo de Processos, Registos Judiciais, Autos de Processos, Processos e Ordens Judiciais, Documentos de Execução, Cópias do Jornal Oficial contendo a Notificação de Apresentação e todo o material audiovisual.
- Desenvolver fluxos de trabalho e procedimentos para o repositório/arquivo digital
- Ajudar a identificar, avaliar, recomendar e implementar hardware e software apropriados para a preservação e digitalização de documentos.
- Estabelecer contactos com com os oficiais de justiça, secretários do Tribunal, oficiais de diligências, oficial de controlo de documentos, unidade de gravação e o escrivão na avaliação, recomendação ou determinação dos materiais e documentos (áudio & vídeo) a arquivar.
- Realizar quaisquer outras tarefas relacionadas que possam ser designadas pelo Escrivão Chefe, Escrivão Chefe Adjunto e pelo CdeD Escrivão do Tribunal.
QUALIFICAÇÕES ACADÉMICAS E EXPERIÊNCIA
FORMAÇÃO ACADÉMICA:
- Um mínimo de Licenciatura em Ciências Arquivísticas, Biblioteconomia, Arte, História por um instituto ou universidade reconhecido(a).
- Posse de qualquer grau superior, mestrado em áreas relacionadas: Certificação em Administração Pública ou Administração de Secretariado mais Certificação em Arquivo Legal e documentação será uma vantagem.
EXPERIÊNCIA:
- 3 anos de experiência profissional relevante, incluindo (2) anos de experiência internacional relevante na área de Arquivos.
- Conhecimento prático em Arquivos Jurídicos & Documentação será uma vantagem adicional.
LIMITE DE IDADE
Ter menos de 50 anos. Esta disposição não se aplica a candidatos internos.
- PRINCIPAIS COMPETÊNCIAS NA CEDEAO
- Capacidade de persuadir/influenciar os outros a considerar um certo ponto de vista, adotar uma nova ideia ou implementar novos métodos e práticas;
- capacidade de liderar uma equipa de estagiários/funcionários juniores e incutir um espírito de trabalho em equipa para envolver os funcionários e alcançar um conjunto bem-definido de atividades;
- capacidade de respeitar a cadeia de comando de maneira apropriada;
- capacidade de resolver desafios que ocorrem, com orientação mínima, e/ou recomendar e explicar soluções ou alternativas para aprovação;
- capacidade de utilizar o Código de Ética para gerir a si próprio, outras pessoas, informações e recursos;
- capacidade de orientar os outros e criar trocas de feedback com supervisores, colegas e subordinados para construir fortes relações de trabalho e melhorar o desempenho;
- contribuir para manter os objetivos e padrões de desempenho da unidade organizacional.
- competências interpessoais com capacidade de manter um cliente informado sobre o progresso ou contratempos em projetos, que são relevantes para o cronograma, qualidade e quantidade;
- Capacidade de interagir proativamente com os usuários (advogados) e construir fortes relações de confiança baseadas no respeito mútuo e em discussões regulares;
- capacidade de estabelecer e manter a credibilidade profissional com os clientes/partes interessadas de forma a antecipar as suas necessidades, mitigar os problemas e equilibrar cuidadosamente as obrigações profissionais com a necessidade de ser sensível e recetivo às suas necessidades;
- capacidade de assessorar, aconselhar, consultar e orientar outras pessoas em assuntos relativos às responsabilidades atribuídas ao serviço aos clientes/advogados e aos padrões estabelecidos de serviço ao cliente;
- Demonstrar respeito pelas diferenças culturais, justiça e capacidade de se relacionar bem com pessoas de diferentes origens, nacionalidade, sexo, etnia, raça e religião;
- compreensão das diversas visões culturais, especialmente as da África Ocidental, com sensibilidade para as diferenças de grupo;
- capacidade de desafiar preconceitos e praticar tolerância e empatia;
- capacidade de ouvir atentamente, considerar as preocupações das pessoas e aplicar bom senso, tato e diplomacia;
- capacidade de trabalhar em um ambiente interativo diversificado e inclusivo que se beneficia de diversos pontos fortes;
- capacidade e responsabilidade de incorporar as perspetivas de género e assegurar a participação igual de mulheres e homens em todas as áreas de trabalho;
- capacidade de incentivar, capacitar e defender as pessoas de maneira transparente e imparcial.
- Capacidade de buscar as melhores práticas para tomar decisões organizacionais relevantes para a gestão da diversidade, garantindo que as atividades do projeto e do programa identifiquem áreas vulneráveis e disponham-se de verificações sistemáticas.
- conhecimento das instituições, setores, programas e políticas da CEDEAO;
- conhecimento dos requisitos operacionais internos da CEDEAO para programas, projetos, serviços e sistemas necessários a fim de cumprir as tarefas de trabalho e cumprir as metas de desempenho;
- conhecimento das regras e procedimentos das responsabilidades atribuídas associadas à CEDEAO e capacidade de explicá-las claramente a outras pessoas;
- conhecimento da cultura, estruturas, questões e prioridades de desempenho da CEDEAO que afetam as responsabilidades atribuídas;
- conhecimento das tendências, indicadores, desafios e oportunidades de desenvolvimento dos Estados-membros, no que se refere ao projeto/programa atribuído ao seu cargo.
- capacidade de estudar dados/informações de uma variedade de fontes, identificar anomalias, tendências e problemas, apresentar descobertas e fazer recomendações;
- capacidade de decompor problemas ou processos em partes fundamentais para identificar e resolver lacunas nas metas de serviço, garantia de qualidade, conformidade e desempenho;
- conhecimento e capacidade de aplicar técnicas para gerar ideias criativas e novas abordagens para alcançar objetivos;
- capacidade de usar evidências e pesquisas para informar políticas e programas e identificar fontes de informação relevantes e apropriadas, incluindo partes interessadas, instituições regionais e/ou comités internos.
- demonstrar proficiência em computação operacional, usando as ferramentas apropriadas;
- capacidade de fazer bom uso de gráficos e tabelas para apresentar efetivamente dados numéricos, para elaborar relatórios/propostas técnicas semicomplexas e editar/verificar modelos, cartas etc.
- capacidade de veicular informações de forma clara, concisa, sucinta e organizada, tanto por escrito como por meios verbais;
- demonstrar competências interpessoais, fazer apresentações, expressar opiniões e debater ideias com outras pessoas, de maneira construtiva;
- capacidade de respeitar a cadeia de comando de maneira apropriada;
- ·proficiência em tecnologias de informação e comunicação (TIC);
- fluência oral e escrita em uma das línguas oficiais da Comunidade da CEDEAO (inglês, francês & português). o conhecimento de um segundo idioma será uma vantagem adicional.
- capacidade de desenvolver, executar um plano de ação individual para alcançar objetivos de trabalho específicos;
- identificar, organizar e monitorizar as tarefas durante todo o processo para facilitar a execução;
- capacidade de contribuir e/ou liderar projetos, de acordo com os padrões e técnicas de gestão de projetos aceites, de coordenar contribuições de outras pessoas para definir e cumprir prazos;
- capacidade de organizar o trabalho, definir prioridades e trabalhar dentro dos prazos, dando atenção aos detalhes, partes interessadas, indicadores e riscos;
- capacidade de identificar, coletar e avaliar indicadores para monitorizar o desempenho e tomar medidas corretivas pró-ativas, conforme necessário.
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PERFIL DE FUNÇÕES