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As candidaturas devem ser enviadas para o endereço de e-mail: officemanagerp@courtecowas.org
SÍNTESE DA FUNÇÃO
Reporta diretamente ao Presidente do Tribunal. Implementa e apoia as atividades de comunicação e documentação do gabinete do Presidente, que gere uma componente de um grande programa e que está normalmente organizado em várias unidades interdependentes. Alivia o presidente de determinados documentos, relatórios e detalhes do escritório. Responsável por uma considerável coordenação e acompanhamento com controlo delegado dos prazos.
FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES
- Gestão da agenda do Supervisor: receber e acolher visitantes; organizar e gerir compromissos; manter a agenda do Supervisor; fazer chamadas telefónicas; verificar as chamadas recebidas para garantir a sua importância e possibilidade de resposta; gerir a agenda diária e cronograma do Presidente;
- Gestão administrativa: organizar reuniões; receber, redigir, digitar e fazer o acompanhamento das cartas administrativas; reservar salas de reunião; fornecer material para o escritório;
- Gestão do correio: criar um sistema de registo de entrada e saída de correio; assegurar o arquivamento de documentos; gerir documentos (entrada e saída, arquivo de cartas); assegurar o acompanhamento de documentos submetidos ao Presidente para assinatura;
- Demonstrar experiência no processamento de texto em inglês e francês e/ou português, de acordo com as normas estabelecidas;
- Conhecimento e competência técnica para aplicar técnicas e práticas de pós-edição para a preparação e produção de documentos de acordo com a política da CEDEAO;
- Assumir qualquer outra função atribuída pelo superior.
QUALIFICAÇÕES ACADÉMICAS E EXPERIÊNCIA
Formação Académica:
- Licenciatura em ciências políticas, administração pública ou um campo relacionado de uma universidade reconhecida;
Experiência:
- Um mínimo de 3 anos de experiência progressivamente responsável em serviços administrativos e de secretariado;
- Demonstrar bom julgamento e a capacidade de tomar decisões razoáveis na ausência do pessoal da direção;
- conhecimento de softwares relacionados e sistemas de arquivamento e procedimentos ECM relevantes, diretrizes e processos relacionados à correspondência para preparar e usar documentos e modelos administrativos;
- Conhecimento dos serviços e documentação de conferência;
- Familiaridade com as políticas e procedimentos administrativos e financeiros relacionados com os serviços e procedimentos de conferência em uma organização governamental ou internacional.
LIMITE DE IDADE :Ter menos de 50 anos. Esta disposição não se aplica a candidatos internos.
PRINCIPAIS COMPETÊNCIAS NA CEDEAO
- Capacidade de motivar a si próprio e/ou outras pessoas a se envolverem e concluírem com êxito as tarefas em questão;
- Experiência demonstrada em liderar conversas que fornecerão aos participantes novas informações, ideias ou consciencialização ou que suscitarão feedback;
- Capacidade de influenciar positivamente os colegas de trabalho quando confrontados com desafios e problemas de trabalho, para ajudar a encontrar soluções e criar confiança;
- capacidade de respeitar a cadeia de comando de maneira apropriada;
- Capacidade de liderar a gestão da própria carreira e desempenho e de procurar assistência/orientação, quando necessário.
- competências bem-desenvolvidas de atendimento ao cliente, incluindo uma atitude positiva, competências de pensamento criativo, boa ética de trabalho, experiência em trabalho em equipa, habilidades de gestão de tempo, flexibilidade;
- Capacidade de tomar iniciativa para resolver problemas e melhorar a qualidade e/ou quantidade de trabalho, identificando soluções alternativas e discutindo a adequação/abordagem com o supervisor;
- Forte desejo de ajudar os outros e capacidade de empatia para gerar entendimento mútuo;
- Capacidade de trabalhar como parte de uma equipa no suporte e atendimento das necessidades de clientes e partes interessadas;
- Capacidade de executar várias tarefas e atender aos padrões de atendimento ao cliente/gestão de partes interessadas e objetivos de pertinência para as responsabilidades atribuídas.
- Capacidade de perceber os humores e sentimentos de outras pessoas de várias origens culturais e entender interesses, necessidades e perspetivas, a fim de prevenir/resolver mal-entendidos e reclamações;
- Capacidade bem desenvolvida de se relacionar bem com pessoas de origens variadas e sólida compreensão de diversas diferenças culturais, especialmente as da África Ocidental;
- Capacidade de ouvir atentamente as ideias, solicitações e preocupações das pessoas e entender e interiorizar a necessidade de gestão da diversidade nas práticas diárias do local de trabalho;
- capacidade e responsabilidade de incorporar as perspetivas de género e assegurar a participação igual de mulheres e homens em todas as áreas de trabalho;
- Capacidade de levar em consideração a diversidade ao prestar serviços, responder a solicitações, reconhecer e desenvolver noções preconcebidas e visões estereotipadas de certos grupos e indivíduos.
- compreensão básica do mandato da organização da CEDEAO e suas funções;
- Capacidade de explicar os programas e projetos da CEDEAO relevantes para tarefas e compreensão demonstrada dos dados utilizados pelo departamento/instituição/agência, incluindo saber onde os dados residem no sistema, a capacidade de ver como os dados no sistema se inter-relacionam e como as entradas e alterações podem afetar os dados em outras partes do sistema.
- Ability to see how the data in the system interrelates and how data entries and changes may impact data in other parts of the system.
- conhecimento dos procedimentos e práticas de rotina, no que se refere às responsabilidades atribuídas;
- Capacidade de aplicar os padrões da CEDEAO ao preparar E-mails, relatórios, correspondência, etc., e de aceitar e implementar mudanças conforme as instruções.
- Excelentes competências numéricas com a capacidade de coletar, comparar, classificar e resumir dados de maneira sistémica.
- Capacidade demonstrada de auxiliar na condução de atividades de pesquisa primária e secundária, de acordo com as instruções e/ou melhores práticas em técnicas de pesquisa (por exemplo, entrevistas, testes, investigação documental);
- Capacidade de identificar inconsistências no raciocínio e articular claramente as descobertas;
- Capacidade de usar criatividade e iniciativa na geração de soluções alternativas para um problema;
- Capacidade de coletar, analisar e organizar informações em uma sequência lógica.
- Capacidade de dar feedback útil quando solicitado e de usar feedback construtivamente quando fornecido;
- Capacidade demonstrada para utilizar computadores com capacidades excelentes de processamento de texto e proficiência na utilização de bases de dados (por exemplo, Access), folhas de cálculo (por exemplo, Excel), inter/intranet, E-mail e redes sociais;
- Tato, diplomacia e habilidades interpessoais bem-desenvolvidas;
- Capacidade de escrever um texto preciso, claro e bem-organizado;
- proficiência em tecnologias de informação e comunicação (TIC);
- fluência oral e escrita em uma das línguas oficiais da Comunidade da CEDEAO (inglês, francês & português). o conhecimento de um segundo idioma será uma vantagem adicional.
- competências de gestão de tempo bem-estabelecidas, com a capacidade de tomar decisões bem-consideradas/fundamentadas em relação ao próprio trabalho, e segui-las;
- Capacidade de usar competências de planeamento de ações, estabelecer prioridades, desenvolver metas de trabalho e identificar as etapas necessárias para alcançar metas relevantes para a própria área de trabalho;
- Capacidade de trabalhar bem e cumprir os objetivos das tarefas sob pressão ou quando exposto a incertezas, desafios e/ou mudanças nos ambientes de trabalho;
- Capacidade de entender e contribuir para os objetivos e planos da equipa/unidade de trabalho, bem como para a tomada de decisão coletiva.
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