PERFIL DE FUNÇÕES

    TÍTULO DO CARGO

    ASSISTENTE DE DIREÇÃO SÉNIOR

    INSTITUIÇÃO

    TRIBUNAL DE JUSTIÇA DA COMUNIDADE, CEDEAO

    NÍVEL

    P2

    SALÁRIO ANUAL

    UA 42,916.53     USD 67, 713.70

    STATUS 

    PERMANENTE

    DEPARTAMENTO

    DIREÇÃO

    GABINETE DA PRESIDÊNCIA

    DIVISÃO

    GABINETE DA PRESIDÊNCIA

    SOB A SUPERVISÃO DE

    PRESIDENTE

    RESPONSÁVEL PELA SUPERVISÃO DE

    1 ASSISTENTE DE GABINETE

    LOCAL DE AFECTAÇÃO

    ABUJA

As candidaturas devem ser enviadas para o endereço de e-mail: officemanagerp@courtecowas.org 

SÍNTESE DA FUNÇÃO

Reporta diretamente ao Presidente do Tribunal. Implementa e apoia as atividades de comunicação e documentação do gabinete do Presidente, que gere uma componente de um grande programa e que está normalmente organizado em várias unidades interdependentes. Alivia o presidente de determinados documentos, relatórios e detalhes do escritório.  Responsável por uma considerável coordenação e acompanhamento com controlo delegado dos prazos.

FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES

  • Gestão da agenda do Supervisor: receber e acolher visitantes; organizar e gerir compromissos; manter a agenda do Supervisor; fazer chamadas telefónicas; verificar as chamadas recebidas para garantir a sua importância e possibilidade de resposta; gerir a agenda diária e cronograma do Presidente;
  • Gestão administrativa: organizar reuniões; receber, redigir, digitar e fazer o acompanhamento das cartas administrativas; reservar salas de reunião; fornecer material para o escritório; 
  • Gestão do correio: criar um sistema de registo de entrada e saída de correio; assegurar o arquivamento de documentos; gerir documentos (entrada e saída, arquivo de cartas); assegurar o acompanhamento de documentos submetidos ao Presidente para assinatura;
  • Demonstrar experiência no processamento de texto em inglês e francês e/ou português, de acordo com as normas estabelecidas;   
  • Conhecimento e competência técnica para aplicar técnicas e práticas de pós-edição para a preparação e produção de documentos de acordo com a política da CEDEAO;
  • Assumir qualquer outra função atribuída pelo superior.

QUALIFICAÇÕES ACADÉMICAS E EXPERIÊNCIA

Formação Académica:

  • Licenciatura em ciências políticas, administração pública ou um campo relacionado de uma universidade reconhecida;  

 Experiência:

  • Um mínimo de 3 anos de experiência progressivamente responsável em serviços administrativos e de secretariado;
  • Demonstrar bom julgamento e a capacidade de tomar decisões razoáveis na ausência do pessoal da direção;
  • conhecimento de softwares relacionados e sistemas de arquivamento e procedimentos ECM relevantes, diretrizes e processos relacionados à correspondência para preparar e usar documentos e modelos administrativos;
  • Conhecimento dos serviços e documentação de conferência;  
  • Familiaridade com as políticas e procedimentos administrativos e financeiros relacionados com os serviços e procedimentos de conferência em uma organização governamental ou internacional.

LIMITE DE IDADE :Ter menos de 50 anos. Esta disposição não se aplica a candidatos internos.

 

PRINCIPAIS COMPETÊNCIAS NA CEDEAO

  • Capacidade de motivar a si próprio e/ou outras pessoas a se envolverem e concluírem com êxito as tarefas em questão;
  • Experiência demonstrada em liderar conversas que fornecerão aos participantes novas informações, ideias ou consciencialização ou que suscitarão feedback;
  • Capacidade de influenciar positivamente os colegas de trabalho quando confrontados com desafios e problemas de trabalho, para ajudar a encontrar soluções e criar confiança;
  • capacidade de respeitar a cadeia de comando de maneira apropriada;
  • Capacidade de liderar a gestão da própria carreira e desempenho e de procurar assistência/orientação, quando necessário.
  • competências bem-desenvolvidas de atendimento ao cliente, incluindo uma atitude positiva, competências de pensamento criativo, boa ética de trabalho, experiência em trabalho em equipa, habilidades de gestão de tempo, flexibilidade;
  • Capacidade de tomar iniciativa para resolver problemas e melhorar a qualidade e/ou quantidade de trabalho, identificando soluções alternativas e discutindo a adequação/abordagem com o supervisor;
  • Forte desejo de ajudar os outros e capacidade de empatia para gerar entendimento mútuo;
  • Capacidade de trabalhar como parte de uma equipa no suporte e atendimento das necessidades de clientes e partes interessadas;
  • Capacidade de executar várias tarefas e atender aos padrões de atendimento ao cliente/gestão de partes interessadas e objetivos de pertinência para as responsabilidades atribuídas.
  • Capacidade de perceber os humores e sentimentos de outras pessoas de várias origens culturais e entender interesses, necessidades e perspetivas, a fim de prevenir/resolver mal-entendidos e reclamações;
  • Capacidade bem desenvolvida de se relacionar bem com pessoas de origens variadas e sólida compreensão de diversas diferenças culturais, especialmente as da África Ocidental;
  • Capacidade de ouvir atentamente as ideias, solicitações e preocupações das pessoas e entender e interiorizar a necessidade de gestão da diversidade nas práticas diárias do local de trabalho;
  • capacidade e responsabilidade de incorporar as perspetivas de género e assegurar a participação igual de mulheres e homens em todas as áreas de trabalho;
  • Capacidade de levar em consideração a diversidade ao prestar serviços, responder a solicitações, reconhecer e desenvolver noções preconcebidas e visões estereotipadas de certos grupos e indivíduos.  
  • compreensão básica do mandato da organização da CEDEAO e suas funções;  
  • Capacidade de explicar os programas e projetos da CEDEAO relevantes para tarefas e compreensão demonstrada dos dados utilizados pelo departamento/instituição/agência, incluindo saber onde os dados residem no sistema, a capacidade de ver como os dados no sistema se inter-relacionam e como as entradas e alterações podem afetar os dados em outras partes do sistema.   
  • Ability to see how the data in the system interrelates and how data entries and changes may impact data in other parts of the system.   
  • conhecimento dos procedimentos e práticas de rotina, no que se refere às responsabilidades atribuídas;
  • Capacidade de aplicar os padrões da CEDEAO ao preparar E-mails, relatórios, correspondência, etc., e de aceitar e implementar mudanças conforme as instruções.
  • Excelentes competências numéricas com a capacidade de coletar, comparar, classificar e resumir dados de maneira sistémica.
  • Capacidade demonstrada de auxiliar na condução de atividades de pesquisa primária e secundária, de acordo com as instruções e/ou melhores práticas em técnicas de pesquisa (por exemplo, entrevistas, testes, investigação documental);
  • Capacidade de identificar inconsistências no raciocínio e articular claramente as descobertas;
  • Capacidade de usar criatividade e iniciativa na geração de soluções alternativas para um problema;
  • Capacidade de coletar, analisar e organizar informações em uma sequência lógica.
  • Capacidade de dar feedback útil quando solicitado e de usar feedback construtivamente quando fornecido;
  • Capacidade demonstrada para utilizar computadores com capacidades excelentes de processamento de texto e proficiência na utilização de bases de dados (por exemplo, Access), folhas de cálculo (por exemplo, Excel), inter/intranet, E-mail e redes sociais;
  • Tato, diplomacia e habilidades interpessoais bem-desenvolvidas;
  • Capacidade de escrever um texto preciso, claro e bem-organizado;
  • proficiência em tecnologias de informação e comunicação (TIC);
  • fluência oral e escrita em uma das línguas oficiais da Comunidade da CEDEAO (inglês, francês & português). o conhecimento de um segundo idioma será uma vantagem adicional.
  • competências de gestão de tempo bem-estabelecidas, com a capacidade de tomar decisões bem-consideradas/fundamentadas em relação ao próprio trabalho, e segui-las;
  • Capacidade de usar competências de planeamento de ações, estabelecer prioridades, desenvolver metas de trabalho e identificar as etapas necessárias para alcançar metas relevantes para a própria área de trabalho;
  • Capacidade de trabalhar bem e cumprir os objetivos das tarefas sob pressão ou quando exposto a incertezas, desafios e/ou mudanças nos ambientes de trabalho;
  • Capacidade de entender e contribuir para os objetivos e planos da equipa/unidade de trabalho, bem como para a tomada de decisão coletiva.