Assistente de direção – G5/G6/G7

REF: ECW-CCJ/HR/OFF-M/002/2019

• Os candidatos interessados devem enviar as suas candidaturas para o correio electrónico officemanager@courtecowas.org e certificar de incluir as seguintes informações:Assunto do correio electrónico: Candidatura ao cargo de “Designação do Cargo” – “Número de referência da descrição do posto”.

• Nos anexos: Formulário de candidatura preenchido com CV em formato PDF.

Relatar diretamente ao Diretor da Administração & Finanças (DAF). Implementa e suporta as atividades de comunicação e documentação do escritório do DAF, que gere um componente de um programa principal e que é normalmente organizado em várias unidades interdependentes. Alivia o DAF de alguns documentos, relatórios e detalhes do escritório. Assegura a coordenação e o acompanhamento dos prazos por delegação.

• Gestão da agenda do superior hierárquico: receber e acolher os visitantes; organizar e gere os compromissos; manter o calendário do superior hierárquico; fazer chamadas telefónicas; verificar as chamadas recebidas para garantir a sua importância e possibilidade de responder; gerir a agenda e o calendário do Diretor;
• Gestão administrativa: organizar reuniões; receber, esboçar, inserir e acompanhar cartas administrativas; reservas de salas de reunião; suprir as necessidades em material de escritório;
• Gestão da correspondência: criar um sistema para registrar as correspondências recebidas e enviadas; garantir o arquivamento e classificação dos documentos; gerir os documentos (recebidos e enviados, classificação das cartas); acompanhar os documentos submetidos à assinatura do Diretor;
• Demonstrar experiência em processamento de texto em inglês, francês e/ou português em conformidade com os padrões estabelecidos;
• Conhecimento e competência técnica para aplicar as técnicas e práticas de pós-edição à preparação e produção de documentos de acordo com a política da CEDEAO;
• Desempenhar quaisquer outras tarefas atribuídas pelos superiores.

• HND ou equivalente em serviços de secretariado ou administrativos em um domínio conexo de uma instituição de ensino superior reconhecida;

Experiência:

• 6 anos de experiência em níveis de responsabilidade cada vez mais elevados em serviços administrativos e de secretariado;
• Demonstrar bom senso e capacidade de tomar decisões razoáveis na ausência de directivas.
• Ter conhecimento dos softwares conexos e sistemas de classificação ECM relevantes bem como dos procedimentos, directivas e processos de correspondência para a preparação e uso de documentos administrativos e de modelos;

• Ter a capacidade de se comunicar fluentemente em uma das línguas oficiais da Comunidade; Inglês e / ou francês e/ou português.
• Ter um bom conhecimento de uma das outras línguas oficiais seria uma vantagem.

• Capacidade de se engajar em abordagens positivas do trabalho em equipa, participar activamente nas discussões e na realização dos objectivos da equipe;
• Capacidade de desenvolver a sua carreira e o seu desempenho com o aconselhamento ocasional do supervisor/mentor;
• Habilidade para reforçar suas capacidades e as dos outros compartilhando conhecimento, ferramentas, competências e experiência com os outros, a fim de permanecer competente e se manter informado na execução do papel desempenhado.
• Habilidades interpessoais, atento e multitarefas bem desenvolvidas, com uma boa compreensão das responsabilidades do serviço ao cliente e do papel de representação dos valores da CEDEAO em todas as interações;
• Capacidade de tomar iniciativas para resolver problemas comuns associados às tarefas atribuídas, dando prova de discernimento, envolvendo colegas ou superiores, de acordo com as necessidades;
• Capacidade de trabalhar em equipa e explicar as interações dos clientes para resolver problemas e melhorar os serviços;
• Capacidade de gerir com eficácia o seu próprio tempo e organizar o seu próprio espaço de trabalho para atender às expectativas de desempenho relacionadas com os serviços prestados aos clientes;
• Capacidade de encaminhar as pessoas à fonte apropriada para mais informações e pedir ajuda quando subjugado pelos pedidos dos clientes.
• Capacidade de aplicar abordagens culturalmente adequadas e apropriadas com pessoas de diversas origens culturais;
• Boas competências de gestão da diversidade para interagir com as pessoas de forma culturalmente apropriada e de acordo com as regras/políticas da CEDEAO;
• Bom conhecimento de gestão da diversidade em relação às expectativas no trabalho diário e tarefas atribuídas.
• Bom conhecimento do mandato da CEDEAO e dos seus objectivos operacionais em relação às responsabilidades atribuídas;
• Capacidade de se manter informado das atividades, dos programas e objetivos Departamento em relação à sua própria equipa de trabalho e área funcional;
• Excelente conhecimento dos procedimentos da CEDEAO em relação às tarefas atribuídas e capacidade de dar prova de discernimento na sua aplicação;
• Interesse e compromisso com os valores e atividades da CEDEAO na gestão diária das tarefas.
• Excelente capacidade de tratar e fornecer informações e garantir a sua precisão nas tarefas atribuídas;
• Capacidade de organizar ficheiros e informações para fácil recuperação e boa manutenção dos registros;
• Capacidade de identificar erros, agir rapidamente para os corrigir e aprender com a experiência;
• Conhecimento e capacidade de reconsiderar as suposições fundamentais sobre as práticas aceitas em um espírito de melhoria
• Excelente capacidade de usar as tecnologias atuais para se comunicar de forma eficaz, por exemplo, software de escritório, incluindo as folhas de cálculo, software de processamento de texto e de apresentação gráfica; capacidade de inserir e formatar apresentações, relatórios, manuais, boletins informativos e o conteúdo de sítios Web;
• Habilidades bem desenvolvidas na partilha de informações usando a tecnologia e de acordo com os procedimentos e as práticas estabelecidos;
• Segurança verbal avançada e habilidades de comunicação com uma capacidade demonstrada de reconhecer e entender a validade dos pontos de vista dos outros e de responder construtivamente;
• Domínio das Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC);
• Ter a capacidade de se comunicar fluentemente em uma das línguas oficiais da Comunidade da CEDEAO (inglês, francês & português). O conhecimento de uma outra língua seria uma vantagem.
• Capacidade de alocar tempo para uma tarefa específica a fim de respeitar os prazos e expectativas relativos à qualidade/quantidade
• Bom senso da organização, excelente capacidade de dividir o trabalho em várias tarefas e se concentrar principalmente nos passos mais importantes;
• Capacidade de contribuir, com orientações adequadas, para a manutenção dos padrões de desempenho organizacional ao longo da implementação de novos processos, práticas e planos adotados pelo Departamento e em relação às tarefas atribuídas;
• Capacidade de acompanhar o progresso e considerar novas metas no contexto das responsabilidades atribuídas;

Capacidade de respeitar os compromissos assumidos com os outros

Queira notar que apenas os candidatos pré-selecionados serão contatados.

Data-limite para apresentação das candidaturas: 20 Setembro de 2019