As candidaturas devem ser enviadas para o endereço de e-mail: procurementofficer@courtecowas.org

SÍNTESE DA FUNÇÃO

Sob a supervisão direta do Chefe da Administração e dos Recursos Humanos, o incumbente em exercício deve levar a cabo as atividades de aquisição necessárias para a implementação de programas e projetos em conformidade com os Procedimentos de Aquisição da CEDEAO. Será responsável pela elaboração, gestão e plena implementação do plano anual de aquisições do Tribunal de Justiça da Comunidade e pela consequente relação custo-benefício.

FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES

• ·      Preparar um Plano Anual de Aquisições abrangente para o Tribunal da CEDEAO.
• ·      Assegurar a execução das atividades de aquisição de acordo com o Plano de Aquisições aprovado.
• ·      Preparar documentos de licitação, contratos, termos de referência, ordens de compra, faturas de fornecedores e outros documentos de aquisição.
• ·      Assegurar que as requisições são proativamente identificadas e cumpridas.
• ·      Acompanhar o ponto de situação de cada processo de aquisição – desde o pedido até à entrega ou receção pelo requerente – assegurando que as prioridades sejam cumpridas.
• ·      Em articulação com as Finanças, assegurar o financiamento atempado, e/ou a resolução de quaisquer questões de financiamento relacionadas com as atividades de aquisição.
• ·      Desenvolver um nível de conhecimento de material detalhado para gamas designadas de produtos dentro de grupos atribuídos de produtos/materiais.
• ·      Manter o conhecimento das condições de mercado, incluindo listas de fontes, preço, disponibilidade e competitividade e assegurar que os custos sejam justos e razoáveis antes da aprovação de qualquer compra.
• ·      Verificar especificações para bens e termos de referência para serviços, assegurando o cumprimento de normas estabelecidas, regulamentos, procedimentos e requisição de processos em conformidade com as políticas e procedimentos da CEDEAO e dos doadores para Bens, quando aplicável.
• ·      Manter documentação e/ou especificações adequadas de fornecedores sobre fontes de fornecimento, custos, entrega, classificações de desempenho dos fornecedores, e requisitos de qualidade.
• ·      Analisar toda a documentação de requisição para uma descrição adequada do material, autorização orçamental e do centro de conformidade de custos.
• ·      Preparar relatórios periódicos, trimestrais e anuais de aquisições abrangendo encomendas de serviços, seguimento de encomendas, ordens de compra e contratos, programação e custos de entrega de ordens de serviço.
• ·      Estabelecer uma base de dados de monitorização do desempenho para todos os fornecedores e consultores, e assegurar a eficiência e oportunidade na entrega dos resultados dos prestadores de serviços.
• ·      Estabelecer e manter um sistema central de arquivo de aquisições, e assegurar que todos os documentos relacionados sejam incluídos nos respetivos arquivos, para assegurar a facilidade de recuperação de informação.
• ·      Desempenhar outras funções relacionadas que possam ser atribuídas pelo supervisor.

QUALIFICAÇÕES ACADÉMICAS E EXPERIÊNCIA

Formação Académica:

• ·      Licenciatura (ou equivalente) em administração de empresas, administração pública, comércio, cadeia de abastecimento, direito, ou áreas afins, obtida de uma universidade reconhecida.

Experiência:

• ·      5 anos de experiência progressiva responsável em atividades de aquisição, administração, ou áreas afins;
• ·      A experiência de trabalho numa unidade financeira de uma Organização Internacional, ONG, ou Agências de Ajuda Multilateral ou equivalente, seria uma vantagem.
• ·      Conhecimento das políticas, processos e procedimentos de aquisição e das técnicas de aquisição; bom julgamento e conhecimento das regras e regulamentos financeiros seria uma vantagem; capacidade de investigar e recolher informação de uma variedade de fontes.
• ·      Capacidade de investigar, recolher, registar e preservar todas as medidas e informações de controlo interno relevantes (incluindo o formato eletrónico), assegurando a criação e a manutenção de uma cadeia de informação abrangente.
• ·      Conhecimento de todos os processos operacionais para identificar e avaliar pontos fracos nos controlos de vigilância; capacidade de reforçar os processos para mitigar/eliminar ativamente o potencial de incumprimento e quebra de ética; capacidade de criar análises de padrões e modelos estatísticos de processos e controlos para detetar anomalias/fraquezas.

LIMITE DE IDADE

• ·      Ter menos de 50 anos. Esta disposição não se aplica a candidatos internos.

PRINCIPAIS COMPETÊNCIAS NA CEDEAO

• ·    Capacidade de persuadir/influenciar os outros a considerar um certo ponto de vista, adotar uma nova ideia ou implementar novos métodos e práticas;
• ·    capacidade de liderar uma equipa de estagiários/funcionários juniores e incutir um espírito de trabalho em equipa para envolver os funcionários e alcançar um conjunto bem-definido de atividades;
• ·    capacidade de respeitar a cadeia de comando de maneira apropriada;
• ·    capacidade de resolver desafios que ocorrem, com orientação mínima, e/ou recomendar e explicar soluções ou alternativas para aprovação;
• ·    capacidade de utilizar o Código de Ética para gerir a si próprio, outras pessoas, informações e recursos;
• ·    capacidade de orientar os outros e criar trocas de feedback com supervisores, colegas e subordinados para construir fortes relações de trabalho e melhorar o desempenho;
• ·      contribuir para manter os objetivos e padrões de desempenho da unidade organizacional.
• ·    competências interpessoais com capacidade de manter um cliente informado sobre o progresso ou contratempos em projetos, que são relevantes para o cronograma, qualidade e quantidade;
• ·    capacidade de interagir de forma pró-ativa com os clientes e construir fortes relações de confiança com base no respeito mútuo e discussões regulares;
• ·    capacidade de estabelecer e manter a credibilidade profissional com os clientes/interessados de forma a antecipar as suas necessidades, mitigar os problemas e equilibrar cuidadosamente as obrigações profissionais com a necessidade de ser sensível e recetivo às suas necessidades;
• ·    capacidade de assessorar, aconselhar, consultar e orientar outras pessoas em assuntos relativos às responsabilidades atribuídas ao serviço ao cliente e aos padrões estabelecidos de serviço ao cliente;
• ·    Demonstrar respeito pelas diferenças culturais, justiça e capacidade de se relacionar bem com pessoas de diferentes origens, nacionalidade, sexo, etnia, raça e religião;
• ·    compreensão das diversas visões culturais, especialmente as da África Ocidental, com sensibilidade para as diferenças de grupo;
• ·    capacidade de desafiar preconceitos e praticar tolerância e empatia;
• ·    capacidade de ouvir atentamente, considerar as preocupações das pessoas e aplicar bom senso, tato e diplomacia;
• ·    capacidade de trabalhar em um ambiente interativo diversificado e inclusivo que se beneficia de diversos pontos fortes;
• ·      capacidade e responsabilidade de incorporar as perspetivas de género e assegurar a participação igual de mulheres e homens em todas as áreas de trabalho;
• ·    Capacidade de incentivar, capacitar e defender as pessoas de maneira transparente e imparcial.
• ·    Capacidade de buscar as melhores práticas para tomar decisões organizacionais relevantes para a gestão da diversidade, garantindo que as atividades do projeto e do programa identifiquem áreas vulneráveis e disponham-se de verificações sistemáticas.
• ·    conhecimento das instituições, setores, programas e políticas da CEDEAO;
• ·    conhecimento dos requisitos operacionais internos da CEDEAO para programas, projetos, serviços e sistemas necessários a fim de cumprir as tarefas de trabalho e cumprir as metas de desempenho;
• ·    conhecimento das regras e procedimentos das responsabilidades atribuídas associadas à CEDEAO e capacidade de explicá-las claramente a outras pessoas;
• ·    conhecimento da cultura, estruturas, questões e prioridades de desempenho da CEDEAO que afetam as responsabilidades atribuídas;
• ·    conhecimento das tendências, indicadores, desafios e oportunidades de desenvolvimento dos Estados-membros, no que se refere ao projeto/programa atribuído ao seu cargo.
• ·    capacidade de estudar dados/informações de uma variedade de fontes, identificar anomalias, tendências e problemas, apresentar descobertas e fazer recomendações;
• ·    capacidade de decompor problemas ou processos em partes fundamentais para identificar e resolver lacunas nas metas de serviço, garantia de qualidade, conformidade e desempenho;
• ·    conhecimento e capacidade de aplicar técnicas para gerar ideias criativas e novas abordagens para alcançar objetivos;
• ·    capacidade de usar evidências e pesquisas para informar políticas e programas e identificar fontes de informação relevantes e apropriadas, incluindo partes interessadas, instituições regionais e/ou comités internos.
• ·    demonstrar proficiência em computação operacional, usando as ferramentas apropriadas;
• ·    capacidade de fazer bom uso de gráficos e tabelas para apresentar efetivamente dados numéricos, para elaborar relatórios/propostas técnicas semicomplexas e editar/verificar modelos, cartas etc.
• ·    capacidade de veicular informações de forma clara, concisa,  sucinta e organizada, tanto por escrito como por meios verbais;
• ·    demonstrar competências interpessoais, fazer apresentações, expressar opiniões e debater ideias com outras pessoas, de maneira construtiva;
• ·    capacidade de respeitar a cadeia de comando de maneira apropriada;
• ·    Proficiência em tecnologias de informação e comunicação (TIC);
• ·    fluência oral e escrita em uma das línguas oficiais da Comunidade da CEDEAO (inglês, francês & português). O conhecimento de um segundo idioma será uma vantagem adicional.
• ·    capacidade de desenvolver, executar um plano de ação individual para alcançar objetivos de trabalho específicos;
• ·     identificar, organizar e monitorizar as tarefas durante todo o processo para facilitar a execução;
• ·    capacidade de contribuir e/ou liderar projetos, de acordo com os padrões e técnicas de gestão de projetos aceites, de coordenar contribuições de outras pessoas para definir e cumprir prazos;
• ·    capacidade de organizar o trabalho, definir prioridades e trabalhar dentro dos prazos, dando atenção aos detalhes, partes interessadas, indicadores e riscos;