As candidaturas devem ser enviadas para o endereço de e-mail:  protocolassistant@courtecowas.org

SÍNTESE DA FUNÇÃO

Assistir o Oficial Chefe de Conferência e Protocolo na prestação de serviços de Conferência e na prestação de serviços de Protocolo dentro do Tribunal.

FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES

• ·      Assistir o Oficial de Conferência na realização de todas as disposições logísticas para as sessões plenárias, reuniões de comissões e reuniões de gestão interna e outras conferências do Tribunal;
• ·      Apoiar na realização de reservas de hotel a respeito das reuniões acima mencionadas;
• ·      Ajudar na organização de salas de reunião de acordo com o protocolo da ocasião;
• ·      Apoiar na organização de serviços de catering e bebidas durante as sessões e reuniões do Tribunal;
• ·      Apoiar na organização da distribuição de documentos durante as sessões e reuniões;
• ·      Apoiar na organização dos ajudantes e outro pessoal de apoio para a realização das tarefas acima referidas;
• ·      Desempenhar quaisquer outras funções que possam ser atribuídas pelos oficiais superiores;
• ·      Apoiar na organização da viagem dos Membros do Tribunal e do pessoal, incluindo a organização de vistos e bilhetes;
• ·      Ajudar a receber membros do Tribunal, hóspedes e membros do pessoal à chegada ou em trânsito no aeroporto, incluindo a organização do transporte para os recolher e a organização do hotel quando necessário;
• ·      Ajudar no processamento de pedidos de Laissez-passers/Passportes para Membros do Tribunal, membros do pessoal e seus dependentes;
• ·      Ajudar o pessoal recrutado internacionalmente a solicitar autorizações de residência junto do Serviço de Imigração;
• ·      Ajudar a estabelecer contacto com missões diplomáticas, ministérios e gabinetes governamentais sempre que necessário;
• ·      Apoiar na organização de eventos como receções, jantares, cerimónias de entrega de prémios.

QUALIFICAÇÕES ACADÉMICAS E EXPERIÊNCIA

Formação Académica:

• ·      Certificado de Técnico Superior (BTS)/Bacharelo/Diploma Nacional Superior ou equivalente em campo relacionado, Obtido de uma universidade de reconhecido prestígio;
• ·      Um mínimo de um Diploma Nacional Comum em Gestão de Eventos, Gestão Hoteleira ou áreas afins.

Experiência:

• ·      É necessário um mínimo de 5 anos de experiência de trabalho relevante em administração, incluindo experiência na área dos arquivos, gestão de registos eletrónicos ou área afim.

LIMITE DE IDADE

• ·     Ter menos de 50 anos. Esta disposição não se aplica a candidatos internos.

PRINCIPAIS COMPETÊNCIAS NA CEDEAO

• ·      capacidade de dar sugestões com base em observações próprias, que melhorarão a maneira como o trabalho é realizado e conduzirão com confiança sua implementação conforme solicitado;
• ·      experiência demonstrada em trabalhar efetivamente como membro da equipa, ocasionalmente, liderando discussões e/ou substituindo outras funções de liderança, conforme necessário;
• ·      capacidade de apoiar a equipa, mantendo-se a par das iniciativas, eventos e necessidades da equipa, auxiliando os líderes da equipa conforme necessário;
• ·      capacidade de assumir responsabilidade pela própria carreira e desempenho e de se envolver regular e independentemente em atividades de auto-avaliação (por exemplo, autorreflexão, obter feedback);
• ·      capacidade para desenvolver e manter as competências e perícia necessárias para desempenhar eficazmente a função, por exemplo, tecnologias relevantes, normas profissionais, regulamentos/políticas relevantes.
• ·      Excelente ética no trabalho, positividade, motivação, flexibilidade e capacidade de resolver problemas para realizar tarefas associadas à posição;
• ·       capacidade de tomar iniciativa para resolver problemas semirrotineiros e fazer recomendações para melhorar a qualidade/quantidade de serviços aos clientes;
• ·      Desejo ardente de ajudar os outros numa variedade de circunstâncias relevantes para a própria área de trabalho e de se recorrer a uma pessoa apropriada para assistência adicional, conforme necessário;
• ·      Capacidade de trabalhar como parte de uma equipa para articular as necessidades dos clientes;
• ·      Capacidade de gerir seu próprio tempo com eficiência e atender aos padrões e objetivos de serviço relacionados às responsabilidades atribuídas.
• ·      entender como ter acesso a recursos ou serviços internos para aumentar a consciencialização cultural e buscar ativamente melhorar as habilidades multiculturais ao interagir com pessoas de origens culturais e linguísticas diversas, especialmente, da África Ocidental;
• ·      capacidade de ouvir atentamente as ideias, solicitações e preocupações das pessoas e de entender, interiorizar e desenvolver competências de gestão da diversidade de acordo com as regras/políticas da CEDEAO;
• ·      capacidade de reconhecer noções preconcebidas e visões estereotipadas de certos grupos e indivíduos e adotar com sucesso comportamentos de inclusão e culturalmente adequados;
• ·      compreensão básica do mandato das organizações da CEDEAO e suas funções, particularmente as da própria instituição/agência; 
• ·      conhecimento dos procedimentos e práticas de rotina da CEDEAO no que diz respeito às responsabilidades atribuídas (por exemplo, normas e regras) e ferramentas de trabalho (por exemplo, tecnologia);
• ·      capacidade de aplicar os padrões da CEDEAO para envio de E-mail e outras tarefas rotineiras e manter registos e informações referentes ao trabalho designado, de acordo com as regras e regulamentos;
• ·      Capacidade de aplicar os procedimentos da CEDEAO relevantes às tarefas e demonstrar a compreensão dos sistemas, processos, regras e/ou padrões associados, o suficiente, para explicar sua necessidade e identificar erros e consequências.  
• ·      excelentes competências numéricas com capacidade para recolher, comparar, classificar e resumir dados seguindo instruções claras e simples;
• ·      capacidade demonstrada de desafiar procedimentos estabelecidos, com vistas a melhorar o desempenho e/ou resultados;
• ·      orientado para o detalhe com capacidade para detetar e corrigir erros e para manter registos precisos de indicadores/informações simples;
• ·      capacidade de coletar e organizar informações e dados de maneira simples e compreensível.
• ·      capacidade de fornecer informações precisas e completas aos supervisores/colegas de trabalho/clientes, conforme solicitado, usando bom senso, tato e diplomacia;
• ·      capacidade demonstrada de utilizar computadores com competências avançadas de processamento de texto, incluindo um conhecimento prático de folhas de cálculo (por exemplo, Excel), inter/intranet, correio eletrónico e meios de comunicação social;;
• ·      capacidade de entender instruções semirrotineiras e executá-las com pouca supervisão;
• ·      capacidade de produzir material escrito claro, conciso, lógico e gramaticalmente correto em inglês ou francês te ter igual proficiência na linguagem verbal;
• ·      capacidade de abordar questões com outros de forma franca, atempada e direta;
• ·      fluência em uma das três línguas oficiais da Comunidade da CEDEAO (inglês, francês & português).
• ·      Planeamento e Implementação
• ·      capacidade de organizar tarefas semirrotineiras de trabalho, de identificar soluções para abordar prioridades conflituantes ou incertezas na realização de tarefas novas ou em mudança; 
• ·      capacidade de desenvolver metas de trabalho e identificar as etapas necessárias para atingir tais metas;
• ·      capacidade de entender e contribuir para os objetivos da equipa ou da unidade de trabalho, conforme orientação do supervisor;