Les candidatures devront être envoyées à l’adresse email: procurementofficer@courtecowas.org

APERÇU DES TÂCHES

Sous la supervision directe du Chef de l’Administration et des Ressources Humaines, le titulaire du poste doit entreprendre les activités d’achat requises pour la mise en œuvre des programmes et des projets conformément aux procédures d’achat de la CEDEAO. Il/elle est responsable de l’élaboration, de la gestion et de la mise en œuvre intégrale du plan annuel de passation de marchés de la Cour de justice de la Communauté et de la garantie de l’optimisation des ressources.

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

• ·      Élaborer un plan d’approvisionnement annuel complet pour la Cour de la CEDEAO.
• ·      Assurer l’exécution des activités d’approvisionnement conformément au plan d’approvisionnement approuvé.
• ·      Préparer les documents d’appel d’offres, les contrats, les termes de référence, les ordres d’achat, les factures des fournisseurs et autres documents relatifs aux achats.
• ·      Veiller à ce que les demandes soient identifiées et satisfaites de façon proactive.
• ·      Suivre l’état d’avancement de chaque procédure d’achat – de la demande à la livraison ou à la réception par le demandeur – en veillant à ce que les priorités soient respectées.
• ·      En liaison avec le service financier, veiller au financement en temps voulu et/ou à la résolution de tout problème de financement en rapport avec les activités d’achat.
• ·      Développer un niveau élevé de connaissance matérielle de certaines gammes de produits au sein des groupes de produits/matériaux alloués.
• ·      Se tenir au courant des conditions du marché, notamment des listes de fournisseurs, des prix, de la disponibilité et de la concurrence et s’assurer que les coûts sont justes et raisonnables avant d’approuver tout achat.
• ·      Vérifier les caractéristiques techniques des biens et les termes de référence des services en s’assurant de leur conformité aux normes, règlements et procédures en vigueur et traiter les demandes conformément aux politiques et procédures de la CEDEAO et des donateurs en matière de biens, le cas échéant.
• ·      Garder la documentation et/ou les caractéristiques techniques des fournisseurs en ce qui concerne les sources d’approvisionnement, les coûts, la livraison, l’évaluation des performances des fournisseurs et les exigences de qualité.
• ·      Analyser tous les documents relatifs aux demandes d’achat pour s’assurer de la bonne description des matériaux, de l’autorisation budgétaire et de la conformité du centre de coûts.
• ·      Préparer des rapports d’approvisionnement périodiques, trimestriels et annuels couvrant les commandes de services, le suivi des commandes, les bons de commande et les contrats, le calendrier de livraison des commandes de services et les coûts.
• ·      Mettre en place une base de données de suivi des performances pour tous les fournisseurs et consultants, et veiller à l’efficacité et à la rapidité de la fourniture des résultats par les prestataires de services.
• ·      Mettre en place et gérer un système central de suivi des achats, et veiller à ce que tous les documents connexes soient inclus dans les dossiers respectifs, afin de faciliter la recherche d’informations.
• ·      S’acquitter de toutes autres tâches assignées par le superviseur.

QUALIFICATIONS ACADÉMIQUES ET EXPÉRIENCE

Formation:

• ·      Être titulaire d’une licence (ou un diplôme équivalent) en administration des affaires, administration publique, commerce, chaîne d’approvisionnement, droit ou dans un domaine connexe délivrée par une université reconnue.

Expérience :

• ·      Avoir 5 années d’expérience à des niveaux croissants de responsabilité dans les activités de passation de marchés, l’administration ou un domaine connexe ;
• ·      Une expérience de travail dans une unité financière d’une organisation internationale, d’une ONG ou d’organismes d’aide multilatérale ou d’un organisme équivalent serait un avantage.
• ·      Connaître les politiques, processus et procédures de passation de marchés et les techniques d’achat ; faire preuve de bon sens et connaître les règles et réglementations financières serait un avantage; être capable de rechercher et de recueillir des informations provenant de sources diverses.
• ·      Être capable de rechercher, de collecter, d’enregistrer et de conserver toutes les mesures de contrôle interne et les informations pertinentes (y compris le format électronique) en veillant à ce qu’une chaîne d’information complète soit établie et maintenue.
• ·      Connaître l’ensemble des processus opérationnels afin d’identifier et d’évaluer les faiblesses des dispositifs de surveillance ; être capable de renforcer les processus afin d’atténuer/éliminer activement les risques de non-conformité et de manquement à l’éthique ; être capable de créer des modèles d’analyse et des modèles statistiques de processus et de contrôles afin de détecter les anomalies/faiblesses.
• LIMITE D’AGE
• ·      Être âgé de moins de 50 ans.  Cette disposition ne s’applique pas aux candidats internes.

PRINCIPALES COMPETENCES CONCERNANT LA CEDEAO

• ·      Être capable de persuader ou d’influencer les autres pour qu’ils considèrent un certain point de vue, adoptent une nouvelle idée ou mettent en œuvre de nouvelles méthodes et pratiques ;
• ·      Être capable de diriger une équipe de stagiaires/juniors et d’insuffler un esprit de travail en équipe afin de mobiliser les employés et de réaliser un ensemble d’activités bien définies ;
• ·      Être apte à respecter la hiérarchie de manière appropriée;
• ·      Être capable de résoudre les problèmes qui se présentent avec un minimum de directives et/ou de recommander et d’expliquer des solutions ou des alternatives pour approbation ;
• ·      Être capable d’utiliser la déontologie pour s’autogérer, gérer les autres, les informations et les ressources ;
• ·      Être capable d’encadrer les autres et de créer des boucles de rétroaction avec les superviseurs, les collègues et les subordonnés afin d’établir de solides relations de travail et d’améliorer les performances.
• ·        Contribuer au maintien des objectifs et des normes de performance de l’unité organisationnelle.
• ·        Avoir des qualités interpersonnelles et être capable de tenir le client informé de l’avancement ou des difficultés d’un projet en ce qui concerne les délais, la qualité et la quantité ;
• ·      Être capable d’interagir de manière proactive avec les clients et d’établir de solides relations de confiance fondées sur le respect mutuel et des discussions régulières ;
• ·      Être capable d’établir et de maintenir une crédibilité professionnelle auprès des clients et des parties prenantes en anticipant leurs besoins, en atténuant les problèmes et en équilibrant soigneusement les obligations professionnelles et la nécessité d’être sensible et réceptif à leurs besoins ;
• ·      Être capable de conseiller, d’informer, de consulter et de guider les autres sur des questions relatives aux responsabilités du service client et aux normes de service client établies ;
• ·      Faire preuve de respect pour les différences culturelles, d’équité et de capacité à établir de bonnes relations avec des personnes d’origine, de nationalité, de sexe, d’ethnie, de race et de religion diverses ;
• ·      Comprendre les divers points de vue culturels, notamment en Afrique de l’Ouest, et être sensible aux différences entre les groupes ;
• ·      Être capable de remettre en question les préjugés et de faire preuve de tolérance et d’empathie ;
• ·      Être capable d’écouter activement, de tenir compte des préoccupations d’autrui et de faire preuve de jugement, de tact et de diplomatie ;
• ·      Être capable de travailler dans un environnement interactif diversifié et inclusif qui tire profit des diverses forces ;
• ·        Avoir la capacité et la responsabilité d’intégrer les perspectives de genre et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines d’activité;
• ·      Être capable d’encourager, de responsabiliser et de défendre les gens de manière impartiale et transparente.
• ·      Être capable de rechercher les meilleures pratiques pour prendre des décisions organisationnelles pertinentes pour la gestion de la diversité, en s’assurant que les activités de projet et de programme identifient les zones vulnérables et prévoient des contrôles systémiques.
• ·      Connaître les institutions, secteurs, programmes et politiques de la CEDEAO;
• ·      Connaître les exigences opérationnelles internes de la CEDEAO en matière de programmes, de projets, de services et de systèmes nécessaires à la réalisation des missions et à l’atteinte des objectifs de performance ;
• ·      Connaître les règles et procédures de la CEDEAO liées aux responsabilités assignées et être capable de les expliquer clairement aux autres ;
• ·      Connaître la culture, les structures et les enjeux et priorités de performance de la CEDEAO ayant un impact sur les responsabilités assignées ;
• ·      Connaître les tendances, les indicateurs, les défis et les opportunités de développement des États membres en rapport avec le projet/programme assigné à son poste.
• ·      Être capable d’étudier des données/informations provenant de diverses sources, d’identifier des anomalies, des tendances et des problèmes, de présenter des conclusions et de faire des recommandations ;
• ·      Être capable de décomposer les problèmes ou les processus en éléments clés pour identifier et résoudre les lacunes en matière de service, d’assurance qualité, de conformité et d’objectifs de performance ;
• ·      Connaître et être capable d’appliquer des techniques pour générer des idées créatives et de nouvelles approches pour atteindre les objectifs ;
• ·      Être capable d’utiliser les preuves et la recherche pour informer les politiques et les programmes et identifier les sources d’information pertinentes et appropriées, y compris les parties prenantes, les institutions régionales et/ou les comités internes.
• ·      Démontrer une compétence opérationnelle en informatique en utilisant les outils appropriés ;
• ·      Être capable de faire un usage judicieux des graphiques et des tableaux pour présenter efficacement des données numériques ; rédiger des rapports/propositions techniques semi-complexes et éditer/contrôler des modèles, des lettres, etc.
• ·      Être capable de transmettre des informations de manière claire et concise, de façon succincte et organisée, tant par écrit que verbalement ;
• ·      Démontrer des compétences interpersonnelles, faire des présentations, exprimer des opinions et débattre des idées avec les autres de manière constructive ;
• ·      Être apte à respecter la hiérarchie de manière appropriée;
• ·      Maîtriser les technologies de l’information et de la communication (TIC);
• ·      Maîtriser l’oral et l’écrit dans une des langues officielles de la Communauté (anglais, français & portugais). La connaissance d’une autre langue serait un atout supplémentaire.
• ·      Être capable d’élaborer et de mettre en œuvre un plan d’action individuel pour atteindre des objectifs professionnels spécifiques ;
• ·      Identifier, organiser et suivre les tâches tout au long du processus pour en faciliter l’exécution ;
• ·      Être capable de contribuer à des projets et/ou de les diriger conformément aux normes et techniques reconnues en matière de gestion de projet, de coordonner les contributions des autres afin de fixer et de respecter les délais ;
• ·      Être capable d’organiser le travail, de fixer des priorités et de travailler dans le respect des délais, en prêtant attention aux détails, aux parties prenantes, aux indicateurs et aux risques ;